Betingelser for bruk/leie av Torbjørnshall

Kommunestyret har vedtatt retningslinjer for utleie og bruk av hallen. Disse gjengis her i sin helhet.

GJERSTAD KOMMUNE UTLÅNSREGLEMENT OG EGENBETALING FOR BRUK AV TORBJØRNSHALL
Fastsatt av kommunestyret 20.06.2019 i sak PS 19/47. Gjeldende fra 01.10.19.

UTLÅNSREGLEMENT
ÅPNINGS- OG DRIFTSTIDER
Ordinære åpningstider for Torbjørnshall følger skoleåret.

SØKNAD OM LÅN AV HALLEN
Utlån av Torbjørnshall administreres av Gjerstad kommune. Henvendelser om lån/bruk av Torbjørnshall skal skje til Tom Jacobsen, Samfunnsenheten, tom.jacobsen@gjerstad.kommune.no
Torbjørnshall kan lånes ut for arrangementer i tidsrom hvor det ikke er trening, skole eller andre faste aktiviteter. Primærtidsrom er helger. Generell søknadsfrist om utlån er senest 1 måned før arrangement.
Det oppfordres om å søke så tidlig som praktisk mulig.

KOMMUNAL BRUK AV ANLEGGET
Kommunale tjenesteområder/enheter har fri tilgang til anlegget, uten betaling for renhold. Skolen disponerer hallen mandag til fredag, til kl 1630. Tilgang utover dette som ordinær booking.

TILDELING AV TIDER
Det søkes om tildeling av trenings- og aktivitetstider for et halvt år om gangen, hver høst og hver vinter. Søknadsfrist for fast trenings- og aktivitetstid er 1. september og 10. desember. Det søkes pr e-post til tom.jacobsen@gjerstad.kommune.no

UTLÅN AV HALLEN / DELER AV HALLEN SKJER UT FRA FLG. BESTEMMELSER:
1. Følgende betaler kun for renhold (iht. satser vedtatt av kommunestyret for hvert år):

a. Frivillige lag og foreninger hjemmehørende i Gjerstad kommune. Gjelder ikke for bruk til trening/aktivitet. Det forutsettes at laget/foreningen fører medlemsoversikt, har et styre, utarbeider årsmelding og årsregnskap og avholder årsmøte.

2. Følgende betaler egenbetaling/-andel og for renhold (iht. satser vedtatt av kommunestyret for hvert år):

a. Lag og foreninger hjemmehørende utenfor Gjerstad kommune.
b. Bedrifter/virksomheter, aksjeselskap, ansvarlige foretak, enkeltmannsforetak, stiftelser etc. samt privatpersoner og andre som ikke kan sees på som frivillige lag og foreninger.

3. Spesielle egenbetalingssatser ved store inntektsbringende arrangementer:

a. Ved store inntektsbringende arrangementer der det tas inngangspenger, betales høyere egenbetalingssatser (gjelder alle arrangører unntatt Gjerstad kommune). Dette punktet gjelder ikke for idrettsarrangementer i regi av lag og foreninger hjemmehørende i Gjerstad kommune, der det tas inngangspenger for publikum.
b. Ved denne type arrangementer i regi av lag og foreninger hjemmehørende i Gjerstad kommune, som arrangeres årlig eller gjentakende, kan det inngås spesifikke avtaler om egenbetaling med arrangøren. Vaktmester og renhold a. Ved behov for vaktmesterhjelp ut over vaktmesters ordinære arbeidstid, betales faktiske time- og lønnskostnader etter medgått tid. b. Renhold etter arrangementer skal utføres av kommunens faste renholdspersonale. Betaling for slikt renhold skjer etter vedtatte egenandelssatser.
c. Renhold utover det som ansees som normalt, belastes låntaker etter medgått tid.
d. Ved behov for renholdstjenester utover ordinær arbeidstid, betales faktiske time- og lønnskostnader etter medgått tid.
e. Det kan i spesielle tilfeller også pålegges låntaker at vaktmester, evt. annen representant for kommunen skal være tilstede under et arrangement. For slik tilstedeværelse dekker låntaker ordinære lønnsutgifter med alle tillegg.
f. Utgifter til renhold og vaktmesterhjelp/tilstedeværelse som nevnt i punkt 6.a – 6.e, skal betales av alle låntakere, unntatt ved kommunens egen bruk av hallen.
g. Utlånsansvarlig kan i spesielle tilfeller godkjenne at låntakerne selv gis anledning til å rengjøre lokalene etter bruk. Rigging og rydding etter enkeltarrangementer Tilrigging dagen/kvelden før et enkeltarrangement, og/eller opprydding dagen etter et enkeltarrangement, kan i noen tilfeller tillates uten at det kreves ekstra betaling for dette, under forutsetning at det ikke fortrenger andre låntakere/brukere.

FASTE BRUKERE – BRUKERMØTE

a. Kommunen innkaller de faste brukerne til brukermøte én gang i året.
b. Brukermøtet skal evaluere og foreslå evt. behov for fornyelse av utstyr m.v.
c. Faste brukere må normalt vike plass for enkeltarrangementer.

ORDENSREGLER FOR TORBJØRNSHALL
Ordensregler for alle besøkende i hallen finnes å lese på oppslag i hallen. Det er den enkelte låntakers ansvar å sørge for at disse følges.

LÅNTAKERS / BRUKERS PLIKTER

a. Søknad om lån fremmes til kommunen, og innvilges av rådmannen eller den hun bemyndiger.
b. Låntaker skal senest samtidig med underskrift av låneavtalen, orienteres om sine plikter, i henhold til avtale.
c. Låntakere må kun benytte de anviste rom. Lokalene skal ryddes og forlates slik de var da de ble tatt i bruk. Inventar skal være på sine respektive plasser når leietaker forlater lokalene.
d. Bare sko som ikke setter merker i sportsgulvet tillates benyttet i Torbjørnshall. Dette gjelder så sant golvet ikke er dekket til med teppefliser.
e. Klister kan kun benyttes av J/G 15 år eller eldre. Klister skal kun has på hender, og ikke på utstyr. Kun vannbasert klister er tillatt. Brukere som ikke retter seg etter dette, og benytter andre klistertyper, må dekke merkostnader for ekstra renhold.
f. Det kan kun benyttes inneballer/softballer innendørs.
g. Ved all bruk av hallen med scene, bord, stoler eller andre gjenstander som plasseres på sportsgolvet, skal dette dekkes til med teppefliser som lagres i hallen. Låntaker er ansvarlig for å legge ut teppeflisene på forhånd og rydde på plass etterpå.
h. Gjerstad kommune er uten ansvar for ulykker eller skade på personer ved utlån. Låntaker er ansvarlig for å se til at sikkerheten ivaretas ved at utstyr og inventar brukes på korrekt måte. Eksempelvis ved at håndballmål er festet.
i. Skade som låntaker måtte påføre lokaler og/eller utstyr skal meldes til Gjerstad kommune v/utlånsansvarlig, snarest, og det skal vurderes om låntaker skal betale erstatning for skaden.
j. Ved alle arrangementer i hallen er det et krav at arrangøren sørger for tilstedeværelse av en voksen person (18 år eller eldre), som er til stede og er ansvarlig under arrangementet. Underskriver av låneavtalen skal også alltid være over 18 år.
k. Låntakere må sørge for at ikke uvedkommende gis tilgang til lokalene.
l. Ureglementert bruk kan medføre at låneforholdet sies opp med øyeblikkelig virkning.
m. Låntaker må innrette seg etter reglement vedrørende brannsikkerhet.
n. Dersom det planlegges servering av alkohol ifm utlån, må det søkes om skjenkebevilling

Spesielt for utlån til arrangementer
Med arrangementer menes konserter, festivaler, messer, folkemøter, dansefester, foredrag, overnattinger, utstillinger, cuper og turneringer o.l., som ikke er omfattet av sentrale terminlister etc. Listen er ikke uttømmende.

SÆRSKILTE BRUKSREGLER FOR LÅNTAKERE VED ARRANGEMENT

1. Låntaker skal underskrive en kontrakt som regulerer låneforholdet. Kontrakt inngås for hvert arrangement. Med kontrakten skal vedlegges en tidfestet plan for arrangementet, inkludert tidsrom for opprigg, forberedelser, gjennomføring, nedrigg, rydding, renhold, og overlevering av nøkler.
2. Låntaker gis et overtakelsestidspunkt ved kontraktsinngåelse. Låntaker plikter å møte opp til gitte tidspunkt for å gis en praktisk gjennomgang av lokaler og rutiner ved kommunens representant.
3. Låntakere skal sette seg inn i brannregler, og evakueringsrutiner som gjelder for lokalet.
4. Ved bruk av tyngre installasjoner i lokalet, slik som scener, tribuner, sceneteknisk utstyr, utstillingsobjekter etc. skal dette godkjennes av kommunalt personell.
5. Nødutgangsdører fra spilleflate skal kun ha denne funksjonen, og ikke brukes til inn/utgang for publikum eller andre. Alle deltakere eller besøkende på arrangementer SKAL sluses via hovedinngang.
6. Låntaker skal sørge for alminnelig ro og orden i og utenfor lokalene under hele leietiden. Låntaker har selv ansvar for å ha det tilstrekkelige antall vakter som er nødvendig for å etterkomme dette. Låntaker har rett og plikt å vise bort personer som bryter reglene.
7. Låntaker er ansvarlig for å sikre god og ryddig avfallshåndtering under arrangementet. Dette innebærer et tilstrekkelig antall avfallspunkter og jevnlig rydding/tømming. Umiddelbart ved arrangementets slutt skal alt avfall fjernes fra området. Låntaker er selv ansvarlig for å frakte avfallet til RTA. Under INGEN omstendighet skal avfall lagres (ei heller mellomlagres) langs lokalenes yttervegger, pga. brannfare.
8. Låntaker er ansvarlig for å rydde og fjerne alt av materiell og utstyr brukt under arrangementet fra lokalene og uteområdene umiddelbart etter arrangementets slutt.
9. Låntaker er økonomisk ansvarlig for utrykningsgebyr i forbindelse med uaktsom eller forsettlig utløsning av brannalarm/innbruddsalarm. 10.Låntaker gis et tilbakeleveringstidspunkt ved kontraktsinngåelse. Låntaker plikter å møte opp til gitte tidspunkt. Kommunal representant foretar besiktigelse av lokalene på morgenen senest første virkedag etter arrangementet. Evt. mangler eller avvik blir da dokumentert.

ANKEINSTANS
Kommunens faste klageutvalg er ankeinstans for evt. klager som måtte oppstå i forbindelse med utlånsreglementet. Gjerstad kommune

SATSER FOR EGENBETALING FOR BRUK AV TORBJØRNSHALL, gjelder fra 1.10.19
Torbjørnshall består av 3 like store deler, der låntakerne kan få låne 1/3, 2/3 eller full hall. Videre kan sosialt rom m/ kjøkken og toaletter lånes.

1. Betaling for renhold for lag og foreninger hjemmehørende i Gjerstad:
For fast bruk:
Lag og foreninger hjemmehørende i Gjerstad, betaler ikke for bruk av hallen til trening/aktiviteter.

For enkeltarrangementer:

Renhold 1/3 hall inkl. garderober kr. 550,-
Renhold 2/3 hall inkl. garderober kr. 1 100,-
Renhold full hall inkl. garderober kr. 1 650,-
Renhold sosialt rom m/ kjøkken og toaletter kr. 750,-

2. Egenbetaling m/renhold – for lag og foreninger hjemmehørende utenfor Gjerstad, bedrifter/virksomheter samt privatpersoner og andre som ikke kan sees på som frivillige lag og foreninger:

Lån av 1/3 hall inkl. garderober kr. 650,- pr dag
Lån av 2/3 hall inkl. garderober kr. 1 300,- pr dag
Lån av full hall inkl. garderober kr. 2 100,- pr dag
Lån av sosialt rom m/ kjøkken og toaletter kr. 1000,- pr dag

3. Egenbetaling med renhold
– timesats for «strøtimer»/tilfeldige ledige timer (inntil 2 timer). For mer enn 2 timer betales for hel dag:

Bruk av 1/3 hall (1 seksjon) inkl. garderober kr. 180,- pr time.
Bruk av 2/3 hall (2 seksjoner) inkl. garderober kr. 280,- pr time.
Bruk av full hall (3 seksjoner) inkl. garderober kr. 380,- pr time.
Bruk av sosialt rom m/ kjøkken og toaletter kr. 220,- pr time. Låntaker som har booket for enkelttime, må vike plass for låntakere som ønsker å låne hel dag.

4. Egenbetaling m/renhold ved store inntektsbringende arrangementer:

Lån av 1/3 hall inkl. garderober kr. 950,- pr dag
Lån av 2/3 hall inkl. garderober kr. 1 950,- pr dag
Lån av full hall inkl. garderober kr. 2 950,- pr dag
Lån av sosialt rom m/ kjøkken og toaletter kr. 1 650,- pr dag

5. Lån av stoler
Det er mulig å låne stoler fra Torbjørnshall. Lån avtales ved henvendelse til Gjerstad kommune, på lik linje som øvrige utlån og bruk av Torbjørnshall. Egenbetaling for lån av stol: kr. 6 per stk.

JUSTERING AV SATSER
Egenbetalingssatser kan justeres årlig i forbindelse med ordinær budsjettbehandling og fastsetting av kommunale betalingssatser