Her er utdrag fra referat etter dagens møte i Arendal:
Arendal kommunes representanter
- Ordfører Robert Nordlie
- Varaordfører Terje Eiken
- Opposisjonsleder Anders Kylland
- Rådmann Harald Danielsen
- Hovedtillitsvalgt Sølvi Christensen
Vegårshei kommunes representanter
- Ordfører Kirsten Helen Myren
- Varaordfører John Geir Smeland
- Kjetil Torp
- Stian Mo Færsnes
- Rådmann Ole Petter Skjævestad
- Hovedtillitsvalgt Kine Lorentzen
Gjerstad kommunes representanter
- Ordfører Inger Løite
- Varaordfører Knut Erik Ulltveit
- Fra opposisjonen: Rune Hagestrand
- Rådmann Torill Neset
- Hovedtillitsvalgt Jeanette Bråten
Risør kommunes representanter
- Ordfører Per Lunden
- Varaordfører Elen Lauvhjell
- Opposisjonsleder Mona Stray Rambo
- Rådmann Trond Aslaksen
- Hovedtillitsvalgt Bente Trulsvik
Tvedestrand kommunes representanter
- Ordfører Jan Dukene
- Varaordfører June Marcussen
- Opposisjonsleder May-Britt Lunde
- Fung. Rådmann Øyvind Johannesen
- Hovedtillitsvalgt Anita lunde
I tillegg deltok Sigrid Hellerdal Garthe (Risør kommune) som referent og prosessveileder Harald Stokkeland (Stokkeland Consulting AS).
Per Kr. Lunden (ordfører i Risør, Ap) ble valgt som leder
Prosess fram mot beslutning i juni
Hensikten med prosessen er å få et godt grunnlag for beslutning om etablering av ny kommune. Det er mye som er åpent ennå, og formålet er å utarbeide en best mulig intensjonsavtale. Vegårshei kommune stiller med fem representanter. Det er ingen protester på dette i møtet. Åpenhet i prosessen er viktig. Spesielt må felles formannskapsmøter og kommunestyremøter være åpent for alle. En viktig bieffekt av kommunereformprosessen er at kommunene blir bedre til å samarbeide.
Prosessplan vår 2016
- Forhandlingsmøte 1:
I dag, 9.mars, i Arendal gamle rådhus.
- Forhandlingsmøte 2:
16. – 17. mars: fra kl 10 på onsdag til lunsj på torsdag, inkludert overnatting.
- Kommunestyrene i mars:
Politisk behandling i den den enkelte kommune av foreløpig utkast til intensjonsavtale.
- Felles formannskapsmøte:
30. mars i Arendal gamle rådhus, kl 17 – 20.
- Forhandlingsmøte 3:
6. april (fra lunsj kl 12 – 17) og 7. april (dagsmøte), eventuelt også 8.april (fram til lunsj). Lyngørporten. Forhandlinger med utgangspunkt i foreløpig utkast til intensjonsavtale.
- Forhandlingsmøte 4 (Mulighet for nytt forhandlingsmøte, eventuelle justeringer av avtalen): Eventuelt 9. mai kl 15 -22
Fellesmøte for alle kommunestyrene
23. mai 2016, Risørhuset, kl 18 – 21.
Kommunestyrene i juni:
Endelig vedtak.
Det legges inn flere tidspunkt for forhandling, både 6. og 8. april, slik at møtet 7. april forlenges. Det legges også inn et ytterligere tidspunkt 9. mai, slik at det kan drøftes eventuelle endringer i avtalen som følge av kommunestyrebehandling. Bør det legges inn tidspunkt for felles informasjonsmøte? Vil avklares senere.
Flere uttrykker at det er positivt at punktet om «signering av avtale» er tatt bort. Det viktigste er å bli enige om et dokument som alle kan slutte seg til, og som kan fremmes for kommunestyrebehandling.
Innbyggerinvolvering, medvirkning og prosess
Hver kommune har ansvar for gjennomføring av medvirkningsopplegg. Det bør i prosessen utarbeides noe materiell for innbyggerinvolvering/medvirkning, inkludert opplegg for folkemøter og infomateriell.
Innbyggerundersøkelse:
Flere av kommunene har ikke vedtatt hvordan innbyggerinvolvering skal foregå. Risør kommune har vedtatt at det skal avholdes folkeavstemming. I prosessen må det diskuteres forslag til hva kommunene kan spørre om i en innbyggerundersøkelse, eventuelt også folkeavstemming.
Folkemøter:
Det utarbeides forslag til opplegg for folkemøter, inkludert forslag til program. Det sendes ut forslag i forkant av møtene 16. og 17.mars. Det etterspørres spesielt forslag til hvordan ungdommen kan involveres.
Informasjonsmateriell:
Det utarbeides felles infomateriell for alle kommunene, både med presise formuleringer og grafisk utforming. Det bør også lages felles brosjyrer som sendes til alle innbyggerne, både om 1) Hvorfor kommunesammenslåing? 2) Hva ligger i intensjonsavtalen? Kostnadsdeling etter innbyggertall. Alle kommunene oppfordres til å ha oppdaterte hjemmesider.
Prosessressurser:
Jarle Bjørn Hanken (fylkesmannens prosessveileder) kan muligens benyttes for prosessbistand og til utarbeidelse av skriftlig materiale. Lars Dalen (KS) kan også muligens benyttes til dette. Sekretærhjelp, skrivehjelp og prosesshjelp må også diskuteres, fordi erfaringer fra andre kommuner viser at dette er nødvendig. Dette må muligens være ekstern bistand.
Medvirkningsopplegg og prosessbistand drøftes nærmere i møtene 16./17. mars.
