Rådmannens saksopplysninger:
Utfordringene Østre Agder-regionen hadde når det gjelder kremasjonskapasitet ble først reist av Grimstad kommune under eventuelt i Østre Agders styremøte. Det ble påpekt at krematoriet på Høgedal ikke hadde konsesjon på mer enn 200 brenninger i året. Behovet var vesentlig høyere enn dette, og det har derfor vært nødvendig med dispensasjoner fra Fylkesmannen. Fra starten var og felles seremonilokale en del av det en ba om å få vurdert. På dette tidspunkt var det også signaler på at kommunene ville bli forpliktet til å ha et slikt tilbud. Rett over nyttår 2015 fikk styret i Østre Agder en orientering fra Vestfold krematorium om hvordan en der har etablert et felles tilbud som i tillegg til krematorium omfatter seremonilokaler. I sak 16/15 ba styret i Østre Agder kommunene avklare hvilket syn de hadde på utbygging av nytt krematorium med fullverdig renseanlegg, og eventuelt felles seremonilokaler. Tilbakemeldingen var at en i kommunene var positiv til en felles løsning for krematorium, men at en fortrinnsvis ville finne løsning på seremonilokale i egen regi.
Det er et premiss for samarbeidet om utbygging av nytt krematorium at Arendal kapell kan benyttes som seremonirom for dem som ønsker det. Dette lokalet, som ligger i samme bygning som krematoriet, kan etter vedtak i Arendal bystyre brukes som livssynsnøytralt lokale ved tildekking av de religiøse symboler dersom dette er ønsket. Med bakgrunn i tilbakemeldingen fra kommunene påtok styret i Østre Agder å utarbeide et forprosjekt for nytt krematorium. Vedlagt prosjektrapport redegjør for arbeidet som ble ledet av en faglig sammensatt prosjektgruppe. Styret hadde stilt midler til rådighet for deres arbeid slik at de kunne engasjere arkitekt Espen Eskeland i Arkitektene as til å utarbeide et forprosjekt. Bakgrunnen for valg av bistand er at fagmiljøet innenfor utbygging av krematorier er lite og dette selskapet over tid har vært faglig ledende i landet. Forprosjektet dokumenterte at det nye anlegget kunne plasseres på samme sted som eksisterende anlegg gjennom en ombygging og utbygging (vedlegg forprosjekt). I forprosjektet inngikk og et kostnadsoverslag for utbyggingen med anslåtte entreprisekostnader på 18,5 mill.kr. eks moms. I dette inngikk ikke alle kostnader og det er redegjort for disse i et eget notat. Disse utgiftene omfatter ekstern gasstank som prosjektgruppen ønsket, ut fra en vurdering av at bruk av gass er en hensiktsmessig kilde til energi i anlegget. Videre må en legge inn byggeledelse med kostnad på 12-13% av utbyggingskostnaden. I forprosjektet er det blitt lagt inn et visningsrom. Etter råd fra Skien som ble besøkt under prosjektarbeidet er dette gjort litt større. Da kan en gjøre dette til en arena for bisettelser i tilfeller der deltakelsen må forventes å bli lav eller det de pårørende ønsker en lukket gravferd med få deltakere. Forutsetningen er at
et slikt rom blir gitt en verdig ramme med utsmykking og inventar. Ved beregning av kostnad for utbyggingen er midler til dette medtatt.
I sak 50/16 ga styret i Østre Agder sin tilslutning til forprosjektet og oversendte saken til Arendal kommune som vertskommune for å avklare om de ville prioritere bygging av nytt krematorium. Rådmannen i Arendal har fulgt opp dette ved å innarbeide midler til prosjektet i 2017(detaljplanlegging) og 2018(utbygging). I bygningskroppen vil det i tillegg til areal for krematoriet bli arealer i underetasjen som kan brukes av Arendal kirkegård. Det legges som en premiss for prosjektet at kostnader til areal ut over krematoriets behov (inkludert toaletter og adkomst) skal finansieres av Arendal kommune/kirkeverge. Dette vil utgjøre en liten del av utbyggingen. Det er utarbeidet et forslag til samarbeidsavtale for felles krematorium. Finansieringsløsningen bygger på en modell der ansvaret for finansieringen fordeles med 1 mill.kr hver på Åmli, Gjerstad og Vegårshei, 2 mill.kr. på Tvedestrand, Risør og Froland, 5 mill.kr. på Grimstad og 10 mill.kr på Arendal. Samarbeidskommunene nedbetaler investeringen over 20 år som del av sin innbetaling til felles krematorium. Gjerstad kommunes bidrag på kr 1.000.000,- fordelt over 20 år vil dermed måtte belastes driften (tilskudd til andres investering er ikke å betrakte som investering). Driftsutgiftene fordeles etter bruk basert på bruken året før. Innbetalt kremasjonsavgift for de som på dødstidspunktet ikke var bosatt i de åtte kommunene kommer i fratrekk. Det er fra Arendal kommunes side intensjonen å videreføre ordningen med at kirkevergen i Arendal driver krematoriet og har arbeidsgiveransvaret for de som arbeider der. Ettersom medarbeiderne ved krematoriet også vil ha oppgaver tilknyttet kirkegårdsdriften så baseres kostnadene for krematoriet til medarbeidernes bruk av tid der. Kirkevergens utgifter til administrasjon av krematoriet inngår i kostnadsgrunnlaget. Budsjettet for krematoriets drift er i 2016 kr.1,3mill.
Styret for Østre Agder anbefaler medlemskommunene å gå sammen om utbygging og drift av krematorium for regionen etter den foreslåtte modell for finansiering av investering og drift av anlegget. Det foreligger et utkast til samarbeidsavtale for felles krematorium.
Samarbeidsavtalen kan sies opp av avtalepartene, med oppsigelsestid 1 år fra 01.01. påfølgende år. Ved eventuell uttredelse av samarbeidet i avtaleperioden på 20 år må kommunen innbetale resterende andel av investeringskostnaden som kommunen har påtatt
seg ansvaret for i en innbetaling.
Rådmennenes vurdering/merknader:
Regionen kan ikke påregne fortsatt dispensasjon fra fylkesmannen for å kunne fortsette praksisen fra de siste årene med å gå ut over konsesjonsgrensen på 200. Arendal vil da måtte prioritere egne behov og resten av regionen vil da stå uten lokalt tilbud.
Ved fordelingen av investeringskostnaden har en lagt vekt på at det for alle kommuner i regionen er sterkt ønskelig å ha et kremasjonstilbud selv om bruken må forventes å bli svært ulik. Derfor er rådmennene omforent om at alle kommunene sammen må påta seg et ansvar for at kremasjonstilbudet finnes i regionen. Når det gjelder drift av tilbudet så legger rådmennene til grunn at betaling etter bruk blir mest rettferdig. Derfor legger en til grunn at utgiftene fordeles med grunnlag i antall kremasjoner året
før knyttet til de som har vært bosatt i kommunen på det angjeldende tidspunkt. For å begrense behovet for areal til gravfelt så er det sterkt ønskelig at mange benytter kremasjon.
Rådmennene legger derfor til grunn at alle kommuner innfører en ordning med å ikke ta kremasjonsavgift slik ordningen i dag er for de som kommer fra Arendal. Dersom kommunestyret vedtar tilslutning til samarbeid om nytt felles krematorium vil det medføre at Gjerstad kommune årlig innbetaler 1/20 del av investeringskostnaden, for Gjerstad kommune kr.50.000 pluss renter på gjenstående beløp etter gjeldende rentesats. Som nevnt ovenfor vil dette måtte tas over driftsbudsjettet. Deltakelsen i samarbeidet vil sikre kremasjonstilbud for Gjerstad kommunes innbyggere i fremtiden. Det er påregnelig at det i fremtiden vil bli flere som velger kremasjon, også fra Gjerstad. Alternative løsninger kunne vært å inngå midlertidige avtaler med andre kommuner som har krematorium og eventuell kapasitet til flere, men dette vurderes ikke tilfredsstillende for å sikre tilbudet på lang sikt.
Rådmannens innstilling:
Gjerstad kommune gir sin tilslutning til felles utbygging og drift av krematorium i Østre Agder med Arendal kommune som vertskommune og med kirkevergen i Arendal som ansvarlig for driften. Vedtaket bygger på at Arendal kapell kan benyttes som seremonirom for dem som ønsker det.
